Agendas sem data para planeamento semanal

Como pode aumentar a sua produtividade com uma agenda para planeamento semanal?

Sempre tive alguma luta em conseguir manter um plano semanal ou mensal e em usar agendas em papel. Nunca foi um hábito porque apesar de começar o novo ano com uma agenda novinha em folha, e conseguir registar as primeiras semanas, riscar a agenda constantemente com coisas que não fiz, facilmente desmotiva.

E também começar o ano a marcar todas as datas de aniversários de família e amigos, despesas recorrentes a pagar, eventos anuais, reuniões ou os passeios que os míudos vão fazer pela escola, também cansa um bocadinho, para isso rendi-me à agenda digital do Google Calendar para apontar que tudo o que seja repetível e possível de configurar para que se repita ad eternum.

Por isso pensei em criar uma agenda que fizesse sentido para mim, para gerir os meus projectos profissionais para clientes, para estruturar os projectos criativos que desejo fazer e apontar as pequenas tarefas pessoais que vão surgindo inesperadamente ao longo da semana. Mas queria uma agenda que desse para organizar a semana, mas que não me fizesse sentir obrigatoriedade de fazer todas as tarefas, porque se forem como eu, muitas vezes estimamos fazer mais do que realmente conseguimos fazer num dia.

Se luta com a procrastinização constante de tarefas para fazer, seja para clientes, seja para desenvolver aqueles projectos pessoais que pretende realizar um dia e nunca tem tempo: seja escrever um livro, seja desenhar mais, criar produtos para vender ou outros, esta talvez seja a agenda ideal para si.

Porquê uma agenda sem data?

Porque assim qualquer pessoa pode começar quando quiser, sem precisar de começar no início do ano, pode tirar férias e recomeçar num mês mais à frente, pode planear-se como quiser.

Foco em cada semana individualmente

O objectivo desta agenda é libertar-nos um pouco do conceito de tempo, da ideia de não termos tempo para fazer nada e focarmo-nos só em cada semana, e pensarmos numa semana de cada vez.

Se temos tarefas que temos de fazer mais urgentes, agendamos no dia e hora em que a pretendemos fazer. Se temos tarefas que queríamos fazer mas não sabemos bem quando durantes essa semana, podemos associar a um projecto e quando tivermos algum tmepo e vontade fazer. Ou serve também para apontar qualquer tarefa que nos lembramos de fazer mas não a temos tempo de fazer na hora.

Cada tarefa tem um círculo à frente para por um “certo” quando a terminamos, e este acto de conclusão dá satisfação ao nosso cérebro e aumenta a nossa produtividade.

Cada semana tem também um espaço para apontar hábitos e indicar se o fizemos durante os dias da semana. A ideia não é apontar se beberam água, embora o possam fazer, mas por exemplo se escreveram aquelas 2 páginas por dia para o livro que queriam finalmente escrever. Por exemplo alguns dos meus hábitos são: fazer exercício, meditar, aprender algo de novo, desenhar, partilhar o meu trabalho nas redes ou procurar novos clientes.

No final de cada semana podemos apreciar o resultado do nosso esforço nessa semana, ver todas as tarefas que conseguimos fazer. E mesmo que haja tarefas que não tenhamos conseguido completar, então no final da semana é a melhor altura para começar a planear a próxima semana. Apontar aquilo que conseguimos fazer irá dar-nos muito mais força para continuarmos a dar o nosso melhor.

Plano mensal

A nível de planeamento mensal, existem sempre 2 páginas no início de cada mês onde podemos preencher o calendário do mês, colocar os nossos objectivos principais do mês, apontar tarefas pessoais de cada mês, projectos e tarefas principais ou outras notas.

Inclui também 2 páginas de gestão de finanças, com colunas de gastos previstos e gastos efetivos para cada semana, e uma listagem de gastos genéricos para facilmente registar todos os gastos que se possa ter. Com colunas de totais.

E ainda 2 páginas com uma grelha de pontos para apontarem ou desenharme de forma livre o vosso planeamento de projectos para o mês em questão.

Plano anual

Para o planeamento anual existem 2 páginas que dividem os meses em 3 tipos de projectos: pessoais, projectos de clientes e projectos pessoais. Aqui nesta zona devem começar a apontar as vossa férias, feriados ou aniversários que impliquem menos tempo para dedicar a outras coisas. Se por exemplo sei que em Junho vou tirar 2 semanas de férias, terei menos tempo para fazer qualquer outro tipo de projecto. Apontar depois as principais alturas em que sabe que terão mais trabalho de um determinado cliente e por fim, nos meses em que vêem que têm mais tempo, apontar para fazer aqueles projectos de vida, seja escrever um livro, aprender uma língua, pintar para uma exposição, planear para um volta ao mundo.

Existem 3 planos de 6 páginas, divididos em 4 meses cada, onde podem apontar mais ao pormenor e em cada semana os projectos que querem fazer. Aqui também é bom ter em atenção a divisão de planeamento pessoal de férias e alturas mais off, e depois projectos de clientes e projectos pessoais. Uma espécie de cronograma do ano, onde também podem escrever os dias do mês, se assim quiserem e planearem semana a semana.

Lápis ou caneta?

Podem usar lápis ou caneta para preencher estas agendas. No entanto o lápis fica um pouco desvanecido e as canetas são permanentes e implicam riscar e não queremos esse ato negativo. Por isso aconselho as canetas que se apagam da Legami, ficamos com agenda com tarefas de cores vívidas, mas que facilmente podeos apagar. Houve uma tarefa hoje que não ficou concluída, basta apagar e mudar para amanhã. O acto de não riscarmos, de não ficarmos tristes ou chateados por não conseguirmos terminar e podermos mudar as tarefas de sítio, é uma abordagem mais positiva e que nos faz ter uma atitude melhor em relação ao uso do nosso tempo. Podemos passar de uma atitude de não termos tempo para nada, para um atitude de estarmos a gerir melhor o nosso tempo, e se hoje não conseguimos realizar uma tarefa, fizemos o melhor que conseguimos nesse dia, e amanhã é outro dia.

Esta é finalmente a agenda que o vai tornar mais produtivo?

Não posso dizer com todo a certeza de que esta é a agenda que o vai tornar efectivamente produtivo. Mas sei que a mim, uma procrastinadora nata, me têm ajudado com sucesso a ser muito mais produtiva, e quanto mais a vou usando, mas a sinto como uma extensão do meu cérebro, e o facto de se focar em produtividade e ser mais positivo na abordagem ao tempo e àquilo que conseguimos fazer, tem sido de uma grande ajuda para mim. Por isso mesmo quis partilhar esta agenda com o mundo.

Esta agenda é só para pessoas criativas?

Não, esta agenda é para todas as pessoas que queiram ser mais produtivas, que queiram fazer um melhor uso do seu tempo, que é limitado e queiram também ter uma forma de registar o que vão fazendo ou o que querem fazer. Mas todos nós temos um pouco de criatividade em nós, todos nós se calhar albergamos a esperança de criar algo um dia destes, todos nós temos uma ideia dentro de nós que quer germinar, crescer e dar frutos. Por isso esta agenda é para vocês. Porque eu também tinha ideias e projectos, e esta agenda surgiu assim.

Eliminar distrações e criar hábitos

O primeiro passo para conseguirmos ser mais produtivos é eliminar distrações. Não vale a pena tentar ser mais produtivo e depois estar constantemente a ver os emails, estar 1 hora a fazer scroll nas redes sociais ou meia hora a falar com um amigo. Analise aquiloq eu faz diariamente durante uma semana e veja onde pode recuperar o seu tempo para dedicar a coisas que realmente interessam, que o vão fazer ganhar mais a curto ou médio prazo.

Outra solução é empilhar hábitos. Associar um hábito a algo que já faça diariamente, faz com que se torne mais facilmente um novo hábito. Se depois de tomar café, é uma boa altura para fazer um pouco de exercício, então comece essa rotina e só depois disse vá verificar o seu telemóvel ou emails. Depois do almoço, não se consegue concentrar muito bem, aproveite para fazer uam alguma pesquisa ou concentrar-se em angariar novos clientes.

Inúmeras capas para escolher

O mesmo interior em todas as agendas, mas diferentes capas para escolher. Todos os padrões das capas foram criados por mim e esta variedade permite-nos escolha. Este ano pode escolher um padrão, no próximo ano outro padrão. Futuramente podem vir a existir mais modelos ainda.

Onde posso comprar?

Todas as agendas estão disponíveis para compra na Amazon, em qualquer língua, mas por isso mesmo é que estão pensadas em Inglês para chegarem às mãos de mais pessoas em todo o mundo. Quando quiser começar um nova agenda, basta comprar uma nova e começar quando quiser, uma vez que estão disponíveis todo o ano.

Também podem existir agendas disponíveis em stock para envio no território nacional, ou podem encomendar diretamente comigo e posso mandar vir. Os prazos de entrga nesta situação é que são mais demorados.

O que inclui?

• 1 ano de visualização sem data – sem ano específico, pelo que pode começar quando quiser
• 1 spread global para o ano (visão do ano completo)
• 3 páginas de cronograma semanal para o ano (4 meses em cada página espelhada) onde pode escrever os dias
• Página principal do mês com os principais objetivos, 2 tipos de projetos, tarefas pessoais e notas para cada mês, e ainda um calendário mensal onde pode escrever os dias se necessário
• Rastreador de despesas para cada mês dividido por categorias com gastos estimados e gastos reais
• Espaço de desenho livre para cada mês para criar gráficos, com grelha de pontos
• 5 semanas de planeamento para cada mês
• Cada semana está dividida em dias, e cada dia está dividido numa check list com um horário das 08h às 19h
• Cada semana tem também um rastreador de hábitos e cinco espaços para projetos geridos nessa semana, para que possa escrever tarefas que precisa de fazer, mas não sabe exatamente quando as fazer
• Cada tarefa tem um círculo para que possa verificar quando terminar
• Total de páginas: 204
• Impressão: Preto e branco com papel creme

Uma agenda que se actualiza para o futuro

Esta agenda não pretende ser um objecto fechado para sempre, pretendo adicionar mais funcionalidades de que a permitam ser cada vez mais completa, sem obrigar no entanto as pessoas a preencherem todas as páginas, mas sim a usarem a mesma conforme faça sentido para elas. Por isso para as pessoas que forem comprando e usando, podem reencaminhar o vosso feedback de utilização, dar o vosso testemunho ou sugerir novas edições para a próxima versão. Toda a ajuda é bem vinda. E saber se a agenda vos está a ajudar, se vos está a tornar mais produtivos, é algo que vou gostar muito de saber.

Enviem o vosso feedback, testemunhos ou sugestões.